C'est exactement le genre de détails qu'il faut déterminer à l'avance, d'où l'importance d'arriver bien préparé à une négociation. Il faut savoir quels points sont essentiels à obtenir, et quels autres sont moins importants, de façon à être capable de faire des concessions au moment opportun et ainsi, pouvoir exiger nos points prioritaires en retour.
Enfin, c'est un art subtil et cela demande de la pratique. Mais pas seulement! Le bon négociateur est une personne qui a su développer certaines qualités et habiletés qui lui serviront.
Tant pis pour ces messieurs, Arielle continuait avec la matière du cours.
En diplomatie, à part quelques principes essentiels, il n’y a pas de système universel, mais seulement des circonstances et des personnalités. Aussi, puisque la négociation se déroule entre deux ou plusieurs personnes, un bon négociateur doit être en mesure de comprendre le comportement humain.
De plus, une négociation présuppose que le négociateur et son vis-à-vis ont tous deux un besoin à satisfaire. La connaissance de ces besoins permet ensuite de les satisfaire en faisant changer ses objectifs à l’autre partie. L’importance qui doit être accordée à la compréhension des besoins du négociateur permet de tirer des conclusions quant au comportement à adopter en négociation.
Ainsi, pour connaître les besoins de son adversaire ou son état d’esprit, le secret est de pratiquer l’écoute active. En effet, en portant attention au langage non verbal, on peut en apprendre bien davantage sur ses besoins et objectifs. De la sorte, lors d’une négociation, rien n’est laissé au hasard en ce qui concerne les messages psychologiques. D’ailleurs, la disposition des négociateurs dans une pièce ou autour d’une table peut être révélatrice. Toutefois, il faut interpréter les gestes et réactions diverses avec modération, en gardant à l’esprit que certains comportements peuvent être habituels chez une personne.
Arielle pensait notamment à certaines personnes de type nerveux qui avaient des tics ou simplement du mal à tenir en place.
Le négociateur doit posséder les qualités personnelles les plus diverses et souvent contraires: il doit pouvoir être ferme et souple, courageux et prudent, et se tenir loin de la timidité, de l’orgueil et de la vanité. Il lui faut une présence d’esprit constante et de la chaleur dans la voix, de l’intelligence, du discernement, du courage, du tact et du sang-froid, de la patience et de l’exactitude.
Le bon négociateur est vif d’esprit et demeure en constant éveil, car tout peut lui servir. Il est sensible aux nuances et doit être attentif aux rapports de force. En bref, les qualités du diplomate ne sont pas toutes celles du guerrier: l’aptitude au dialogue n’est pas l’aptitude au combat. Mais l’alliance de l’intuition et du raisonnement, le sens de l’opportunité, l’exact et pénétrant jugement des hommes et des choses comptent parmi les caractéristiques indispensables à tout succès.
Ne vous inquiétez pas, vous n'avez pas à remplir toutes ces conditions pour être un négociateur compétent!
Arielle sourit.
Néanmoins, c'est vers cet idéal que je vous invite à tendre au mieux de vos aptitudes personnelles.
Avez-vous des commentaires, des questions? Songez-vous à d'autres qualités essentielles à un bon négociateur?
Ça ne s'améliorait pas. Non seulement ces messieurs ne s'étaient toujours pas montrés le bout du nez, mais aussi les réponses fournies à sa question n'avait suscité que peu de réponses, toutes plutôt succinctes. Arielle avait l'impression de revivre déjà l'échec de la dernière session.
Vous avez raison, un bon négociateur doit être dévoué et honnête, tout comme nous l'avons vu en première année en ce qui a trait aux ambassadeurs.
Bien. Avant de passer aux pièges à éviter, je crois qu'il convient de voir quelques techniques qui s'appliquent à toutes les négociations. Il y a quatre règles d'or à observer:
1. Créer un climat favorable à la négociation;
2. Installer votre rôle dès le début;
3. Recueillir de l'information sur l'état d'esprit de l'autre;
4. Montrer clairement dans quel état d'esprit vous êtes.
Pour ce faire, je vous propose d'utiliser la méthode de l'entonnoir. Il s'agit au départ de poser des questions générales du genre: comment allez-vous? Comment va votre épouse? Avez-vous pu trouver facilement ce bureau? Le but est de créer un climat amical, positif, et de faire sentir à la personne qu'on lui accorde de l'importance.
Un regard circulaire vint assurer le professeur que l'attention des étudiantes était captée.
Par ailleurs, il faut se renseigner sur l'état d'esprit de la personne. Souvenez-vous que ce ne sont pas tellement les réponses fournies qui vous intéressent, mais plutôt la façon de répondre de votre interlocuteur. À quel rythme vous répond-il? Semble-t-il stressé? À l'aise? Souriant? A-t-il la voix sûre? Fuit-il votre regard? Qu'est-ce qui transpire de son comportement?
Ensuite, il vous faut passer doucement à des questions plus précises: Que pensez-vous de la situation? Les choses ont bien changé depuis la dernière fois qu'on s'est vus, non? Gardez en tête l'objectif à atteindre et l'ambiance que vous jugez pertinente pour y parvenir. Par exemple, si vous avez déjà fréquenté votre interlocuteur par le passé, que ce soit par le travail ou dans un contexte personnel, vous pouvez y faire subtilement allusion pour créer un climat de complicité apte à favoriser une négociation plus amicale. Dans un même ordre d'idées, si vous sentez que l'autre est nerveux, montrez votre empathie et votre calme de façon à le calmer, à le rassurer. La combinaison de votre aplomb, votre sérénité et votre chaleureux appui envers lui fera de lui un allié plutôt qu'un adversaire.
Soyez fermes et compétents, en montrant votre confiance en vous de façon ouverte, qui ne soit pas arrogante. Le rôle que vous voudrez endosser dépendra de votre stratégie, bien sûr. Néanmoins, celui qui vous sera assurément le plus utile sera celui de facilitateur, c'est-à-dire de leader positif dont l'intervention permet de trouver le compromis acceptable pour tous. Nous y reviendrons.
Dans tous les cas, il vous faut arriver bien préparé à votre négociation. Dites-moi d'après vous quels sont les éléments essentiels à considérer avant de se lancer dans une négociation?
Ah, quelques réactions! Avec un sourire doux, Arielle compléta les réponses.
Vous avez tout à fait raison.
Mais avant même de vous rendre au lieu de négociation, il est préférable de vous préparer avec soin afin de savoir avec exactitude quels sont vos objectifs et comment vous vous y prendrez pour les atteindre. Je vous invite donc à prendre note des questions suivantes auxquelles vous devrez répondre avant la négociation.
1. Quelle est votre grande priorité? Il vous faut un objectif clair, précis et concis. Formulez-le de façon à ce que vous puissiez par la suite répondre immédiatement par oui ou par non si on vous demande si vous avez réussi à l'obtenir. Cela peut sembler évident mais ce ne l'est pas toujours, car un objectif vague comme "obtenir la meilleure entente possible" peut sembler valide jusqu'au moment où l'on se rend compte que cette phrase ne signifie rien et qu'en fait, on ne sait pas exactement ce qu'on veut. Par exemple, au lieu de simplement désirer "la paix" lors d'une guerre, une priorité valide peut être "obtenir le départ des troupes ennemies de notre territoire dans un délai de 2 jours". Vous voyez la nuance?
2. Quels sont vos objectifs secondaires? Votre grande priorité s'accompagne nécessairement d'objectifs un peu moins importants. Vous devez être capable de hiérarchiser tout cela afin de savoir avec précision qu'est-ce que vous souhaitez obtenir de la négociation et qu'est-ce que vous êtes prêtes à sacrifier, au sein de vos objectifs, de façon à plier sur certains points pour gagner du terrain sur d'autres. Encore une fois, soyez précises dans la formulation de ces objectifs.
3. Que savez-vous des objectifs de l'autre? De façon générale, vous connaîtrez déjà un peu à l'avance les objectifs de votre interlocuteur même si vous ne l'avez jamais rencontré. En effet, vous savez bien quelle politique est menée par l'État concerné, quelles déclarations publiques il a faites jusqu'ici, quel genre de relations il a entretenues avec votre contrée, et ainsi de suite. Vous pouvez donc tenter de supposer ce qu'il s'efforcera d'obtenir de vous au moment de la négociation. Ainsi, construisez votre stratégie en ayant cela à l'esprit.
4. Quels sont les arguments qui appuient vos revendications? Il est toujours utile de préparer à l'avance une série d'arguments qui viendront justifier vos demandes. Trop souvent, on croit que ces éléments sont si évidents qu'ils nous viendront naturellement à l'esprit au moment de négocier. Or, avec l'effervescence des discussions, le stress et la pression de votre interlocuteur, bien des arguments fort pertinents sont omis qui auraient pourtant permis d'avancer.
5. Quels sont les contre-arguments auxquels vous pouvez vous attendre? Faire la liste de vos arguments n'est pas suffisant; il vous faut également voir un peu plus loin. Pour chacun des points appuyant vos demandes, tentez de prévoir ce que votre interlocuteur pourra dire pour venir les neutraliser. Soyez fin et prévoyant: efforcez-vous de trouver à l'avance des contre-arguments pour répondre... aux contre-arguments qu'on vous lancera! Ainsi, vous diminuerez les risques d'être déstabilisées tout en augmentant vos chances d'obtenir raison.
Le regard d'Arielle pétillait.
Bien entendu, vous pouvez aller encore plus loin dans votre préparation préliminaire mais déjà, si vous répondez à l'avance à ces cinq questions, vous serez beaucoup plus confiantes et efficaces en négociations.
Passons à présent aux pièges à éviter. Bien entendu, je ne prétends pas vous en faire une liste exhaustive céans, sourit-elle, mais seulement de vous en montrer quelques uns fort courants pour vous aider à les éviter.
D'abord, une erreur très souvent commise par les diplomates est de se laisser déjà entraîner dans l'argumentation avant même le début des négociations. Par exemple, si seulement quelques personnes conviées aux pourparlers sont arrivées et qu'on en attend d'autres, la tentation est très forte de commencer dès le début à discuter du sujet à débattre. Or, agir ainsi nous fait sauter des étapes importantes et démontre de l'impolitesse vis-à-vis ceux qui ne sont pas encore arrivés, en plus d'affaiblir la force de notre stratégie et de nos arguments.
Vous remarquerez que lorsqu'on a un argument de poids en tête, on a toujours envie de le sortir au plus vite, afin d'assener rapidement un grand coup dans l'argumentaire des autres. C'est là un comportement courant mais à éviter, car l'argument en question sera beaucoup plus puissant s'il est énoncé à un moment plus opportun.
Une pause, le temps de sonder les regards braqués sur elle.
Vous devinerez également qu'un diplomate doit savoir doser sa fermeté et ses manières: il est aussi malavisé de faire trop de courbettes que de se montrer rustre ou agressif. Tandis que l'attitude mielleuse suggère une position d'infériorité vis-à-vis les interlocuteurs, l'impolitesse ou l'aigreur instaurent un climat de méfiance qui paralysera à coup sûr le bon déroulement des discussions. Dès le début d'une négociation, bien des gens vont tenter de vous imposer un rôle ou une certaine attitude. Si cela va à l'encontre du comportement que vous avez prévu adopter, résistez! Gardez le contrôle sur votre propre apport à la discussion en demeurant fidèle à la stratégie que vous aurez établie auparavant.
Y a-t-il des questions ou des commentaires avant que je poursuive avec les autres pièges?
Un sourire. Arielle savait combien certaines négociations étaient ardues.
Ce n'est pas une bonne idée de piéger son interlocuteur car il risque par la suite de ne pas respecter les termes de l'entente. Ce qu'il vous faut, c'est trouver un compromis qui satisfasse les deux parties, et c'est justement cela qui est difficile. Parfois, c'est simplement impossible et la négociation est rompue sans qu'on ait trouvé de solution. Ne le voyez pas nécessairement comme un échec! Si vous vous êtes montrées compétentes, empathiques et soucieuses d'en arriver à un compromis acceptable pour tous, cela aura été remarqué et apprécié par les autres, même si les intérêts immédiats divergeaient tant qu'ils empêchaient d'en arriver à un accord.
Par ailleurs, vous pouvez toujours être surpris par les termes exacts de l'objectif principal de votre interlocuteur. Souvent, on sait en général ce que l'autre veut mais après avoir fouillé ses priorités, écarté ses objectifs secondaires et éclairci ses attentes, on en vient plus facilement à un compromis. Je le sais d'expérience.
Enfin, il est certain que si votre vis-à-vis refuse carrément le dialogue sur les sujets qui vous touchent, vous n'irez pas loin avec ces négociations. Encore faut-il savoir pourquoi il évite ces thèmes et s'il y a moyen de contourner ce problème. Encore une fois, il s'agira de savoir quelles sont ses priorités à lui et de trouver le moyen de jeter des ponts entre icelles et les nôtres. C'est un exercice difficile et pas toujours réussi mais en général, cela fonctionne. L'important, c'est que vous ne laissiez jamais tomber votre grande priorité, même si cela demande plus de travail et de temps.
Une petite pause, le temps de rassembler ses pensées.
Passons à présent aux pièges à éviter. Bien entendu, je ne prétends pas vous en faire une liste exhaustive céans, sourit-elle, mais seulement de vous en montrer quelques uns fort courants pour vous aider à les éviter.
D'abord, une erreur très souvent commise par les diplomates est de se laisser déjà entraîner dans l'argumentation avant même le début des négociations. Par exemple, si seulement quelques personnes conviées aux pourparlers sont arrivées et qu'on en attend d'autres, la tentation est très forte de commencer dès le début à discuter du sujet à débattre. Or, agir ainsi nous fait sauter des étapes importantes et démontre de l'impolitesse vis-à-vis ceux qui ne sont pas encore arrivés, en plus d'affaiblir la force de notre stratégie et de nos arguments.
Vous remarquerez que lorsqu'on a un argument de poids en tête, on a toujours envie de le sortir au plus vite, afin d'assener rapidement un grand coup dans l'argumentaire des autres. C'est là un comportement courant mais à éviter, car l'argument en question sera beaucoup plus puissant s'il est énoncé à un moment plus opportun.
Petite gorgée de tisane.
Vous devinerez également qu'un diplomate doit savoir doser sa fermeté et ses manières: il est aussi malavisé de faire trop de courbettes que de se montrer rustre ou agressif. Tandis que l'attitude mielleuse suggère une position d'infériorité vis-à-vis les interlocuteurs, l'impolitesse ou l'aigreur instaurent un climat de méfiance qui paralysera à coup sûr le bon déroulement des discussions. Dès le début d'une négociation, bien des gens vont tenter de vous imposer un rôle ou une certaine attitude. Si cela va à l'encontre du comportement que vous avez prévu adopter, résistez! Gardez le contrôle sur votre propre apport à la discussion en demeurant fidèle à la stratégie que vous aurez établie auparavant.
De façon générale, ce qu'il faut éviter, c'est de se laisser déstabiliser:
* se laisser emporter par la colère;
* se laisser amadouer au point d'en oublier ses objectifs;
* se laisser presser par de fausses urgences;
* se laisser imposer une certaine attitude.
Le tout est donc une question de dosage entre la fermeté et la souplesse. Gardez toujours le contrôle de votre humeur, de votre attitude et de la discussion. Ne vous laissez pas entraîner là où vous ne voulez pas aller.
La comtesse scrutait les prunelles des étudiants à la recherche d'éventuelles questions.
Attention également à ne pas promettre des choses vous ne ne pourrez pas donner! Il vous faut savoir à l'avance ce qui vous est permis de proposer à l'autre, et ce qui dépasse votre champ d'action. Il est par ailleurs inutile promettre plus que nécessaire; cela vous met en position de faiblesse. Or, une fois la promesse faite, on ne peut y revenir sous peine de s'aliéner nos interlocuteurs. Il vaut donc mieux se montrer prudent dans ses largesses.
Je vous rappelle qu'il faut toujours avoir des éléments sur en tête nos objectifs ultimes et savoir sur quoi on est prêt à céder.
Y a-t-il d'autres pièges que vous entrevoyez? Aurais-je oublié quelque chose?
Arielle avait fini par corriger le premier devoir, qu'elle remit à ses étudiantes avec un grand sourire.
Mes félicitations, la moyenne est de 9/10. Je vois que vous avez fort bien assimilé les notions vues jusqu'ici.
Passons à présent à la négociation en temps de paix. Il s'agit là d'une situation idéale, comme vous vous en doutez, car la paix laisse aux diplomates tout le temps nécessaire au lent travail de mise en confiance et de dialogue. Cela signifie également que vous devez en profiter pour établir les meilleures relations possibles autant en période de négociations d'un accord que de simples échanges hebdomadaires de civilités.
On ne négocie pas un traité comme on négocie une alliance.
D'abord, pour un traité, les personnes appelées à négocier sont généralement les ambassadeurs eux-mêmes, parfois accompagnés de spécialistes de la question débattue, par exemple les commissaires au commerce dans le cas d'un traité de coopération économique. Dans le cas de l'alliance, on verra plus souvent, pour chaque partie, une équipe composée du chancelier, du capitaine, du commissaire au commerce et parfois, du chef d'État lui-même. En effet, l'alliance étant encore plus contraignante, couvrant plus de sujets et étant prévue pour durer plus longtemps qu'un traité, il importe d'y envoyer en négociation une véritable équipe plutôt qu'un simple ambassadeur.
Ensuite, l’ambiance sera bien différente selon ce qui est négocié. Pour un traité, tout se passera plus rapidement, avec moins de formalités et moins d'insistance sur les menus détails car non seulement les négociateurs impliqués sont moins haut placés (ambassadeurs plutôt que chef d'État et chancelier), mais aussi le traité a une portée plus limitée que l'alliance.
Une petite pause, le temps de voir si elle avait toujours l'attention des étudiantes.
Dans un même ordre d'idée, la stratégie doit être beaucoup plus travaillée et fine pour une alliance que pour un traité; une attention toute particulière devra être portée au rôle tacitement attribués à chacun dès le début de la discussion. Je reviendrai là-dessus au cours de l'exercice pratique.
La déclaration, de son côté, émane souvent d'une seule province et, de ce fait, ne demande aucune négociation avec une autre partie. Il existe néanmoins des cas où au moins deux États décident de faire une déclaration commune; ils devront alors s'entendre sur le message et le ton adopté. Puisque la déclaration n'est guère contraignante, la rédaction et la signature seront généralement simples et rapides. Cela ressemblera plus à un travail d'équipe qu'à une véritable négociation.
Pour un simple traité, on retrouvera les deux ambassadeurs et peut-être les deux CaC s'il s'agit par exemple d'une négociation sur la coopération économique. Pour une alliance, on retrouvera plutôt les chanceliers, les capitaines et les CaC. Il se peut que des chefs d'États soient également présents, mais pas les simples ambassadeurs.
Une alliance étant un document hautement complexe et étant appelée à avoir d'importantes conséquences pour une province, il est normal que plusieurs personnes soient mandatées pour en négocier les clauses. Bien entendu, chacun doit agir sur la partie qui le concerne selon sa spécialité.
Dans tous les cas, il est important d'établir à l'avance une stratégie de négociations afin de ne pas se laisser embrouiller et d'éviter les malentendus. Si l'équipe est bien préparée, il n'y aura aucun problème à ce qu'il y ait plusieurs personnes présentes pour négocier.
Avez-vous des questions à propos de ce que nous venons de voir?
Arielle commençait à croire que son cours n'intéressait personne lorsque Leello prit la parole. Sa longue intervention fit naître un sourire sur les lèvres de la comtesse.
Au contraire, chère dame, votre question est fort pertinente et s'inscrit tout à fait dans la thématique du cours. C'est ce genre d'intervention qui permet à un cours de vivre et de s'enrichir.
Je crois que de manière générale, votre manière de faire lors de cette médiation a été appropriée. Dans un premier temps, votre objectif principal était de réunir l'Anjou et l'EA, ce que vous avez réussi à faire en acceptant de céder sur un objectif secondaire, à savoir négocier à huis clos. Malheureusement, dès le départ, l'Anjou n'a pas respecté les termes de votre entente préliminaire voulant que seuls le Duc et le Primat pouvaient intervenir.
C'est ce manquement à l'accord initial qui a fait déraper la suite, visiblement. Il était inévitable, dès lors que tout un chacun venait ajouter son grain de sel, que l'on se perde en jérémiades sans jamais arriver à rien. Connaissant mes vieux compatriotes angevins, je ne doute pas que cette noyade des négociations était délibérée. Dans cette situation, je crois que vous n'auriez rien pu faire pour cesser ces interventions inopportunes, à moins peut-être d'exiger que l'on limite l'accès à la population en faisant en sorte qu'elle puisse voir mais pas prendre la parole. Toutefois, je doute fort que cette demande eût été bien reçue par l'Anjou, puisque c'était là sa condition première pour participer à cette médiation.
L'Anjou était loin dans le passé d'Arielle, mais il coulait encore assez dans son sang pour qu'elle ne soit guère surprise d'une telle attitude.
C'est certes une grande difficulté de négocier avec quelqu'un qui, en fait, ne souhaite arriver à aucun accord. En effet, la base d'une négociation réussie est la volonté, des deux côtés, de conclure une entente. Cela peut sembler évident mais cette volonté n'est pas toujours au rendez-vous, comme vous l'avez vous-même constaté. Il ne faut pas prendre cela comme un échec personnel. Vous avez bien fait votre travail, comme en témoigne le fait que vous êtes la première à avoir réussi à amener l'Anjou à une telle médiation.
La seule chose que vous auriez pu faire de plus et qui aurait pu aider jusqu'à un certain point, c'est effectivement de proposer dès le départ un modèle d'entente qui aurait servi de base aux discussions. C'est ce que je conseille de faire lorsque vous savez à l'avance que les négociations seront ardues. Ce n'est guère une garantie de succès, mais cela peut orienter un peu les échanges vers une discussion plus constructive.
Même les meilleurs diplomates ne pouvaient toujours réussir une négociation. Certaines conditions essentielles devaient être réunies dont plusieurs étaient en dehors de son contrôle.
À propos des négociations difficiles, parlons à présent des négociations en temps de guerre. Ce sont là, probablement, les négociations les plus ardues auxquelles vous pourrez être confrontées, en particulier si vous êtes le défenseur et que devant vous se trouve votre agresseur. Cela vous demandera toute la finesse de votre art.
En ce qui a trait à la préparation de ces négociations, il s'agit de la même méthode que je vous ai présenté auparavant: déterminez votre grande priorité, vos objectifs secondaires, vos arguments, les contre-arguments à prévoir et ainsi de suite. Cependant, assurez-vous aussi de bien comprendre la situation militaire de votre État:
* Qu'est-ce qui a déclenché la guerre? Quel en est le motif?
* Quelles sont vos armées? Où sont-elles? Que font-elles?
* Quelles sont les armées ennemies? Où sont-elles? Que font-elles?
* Quelles sont vos forces stratégiques et celles de vos ennemis? (par exemple, les alliés, la capacité de retraite)
* Quelles sont vos faiblesses et celles de vos ennemis? (par exemple, des villes exposées de par leur emplacement géographique)
Nul besoin d'en savoir aussi long que vos collègues militaires, bien entendu. Mais pour pouvoir faire votre travail en temps de guerre, il vous faut avoir au moins une idée générale des réponses à ces questions.
Y a-t-il des questions avant que je poursuive?
Dim 29 Aoû - 19:09